3 Hacks, mit denen du sofort 10 Arbeitsstunden in der Woche sparst!

3 Hacks, mit denen du sofort 10 Arbeitsstunden in der Woche sparst!

*Gastartikel von Gerald Krumpen und Claudia Seltmann*

Alle reden davon, dass man als guter Unternehmer keine Fach- und Führungsaufgaben mehr machen, sondern AM Unternehmen arbeiten soll. Nur so lässt sich langfristig auch Wohlstand und Freizeit erzielen. Zeit sparen ist also die Devise?

Tim Ferris hat es auf die Spitze getrieben und wohl alles auf 4 Stunden Arbeit in der Woche eingedämpft. Aber wie hat er das konkret gemacht? Was sind Beispiele aus dem echten Leben fürs Eliminieren, Automatisieren und Delegieren? Gerald und Claudia vom Unternehmer-Pannendienst stellen uns drei Beispiele vor, mit denen auch du mindestens 10 Arbeitsstunden in der Woche sparen kannst!

Eliminieren: Das Telefon wird abgeklemmt

Das Problem: Zu viele immer gleiche Anrufe

Eines unserer Produkte sind geführte Kneipentouren für Junggesellenabschiede. Früher stand auf unserer Webseite einladend „Wenn Ihr Fragen habt, ruft uns einfach an“. Davon haben eine Menge (insbesondere weibliche) Kunden Gebrauch gemacht, weil der JGA perfekt werden und nichts dem Zufall überlassen werden sollte. Das hat uns viel Zeit gekostet und war nach ein paar Monaten total frustrierend, weil die meisten Kunden immer die gleichen Fragen hatten.

Die Lösung: FAQs geben schneller und besser Antworten

Also haben wir alle Fragen gesammelt und zusammen mit unseren Antworten auf eine FAQ-Seite gesetzt. Diese Seite ist auch dem Kontaktformular vorgeschaltet. Ein Kunde, der uns etwas fragen möchte, muss erst über die FAQ-Seite. Dort bekommt er die Antwort ohne Wartezeit und kann auch noch mehr über die Touren erfahren. Dadurch kommen heute nur noch sehr wenige Anfragen (und die nur per Mail) an und wir sparen eine Menge Zeit.

Welche Aufgaben kannst Du eliminieren?

Welche Aufgabe kostet dich viel Zeit, bringt aber wenig Mehrwert? Wie kannst du sie umstrukturieren, so dass die Kunden auch ohne deine persönliche Bearbeitung glücklich sind?

Automatisieren: Kann das auch ein Tool für mich machen?

Das Problem: Hoher manueller Aufwand

Wir betreiben u.a. eine Online-Immobilienbörse. Neben unserer Webseite haben wir für große Städte Fanseiten bei Facebook, auf denen uns Wohnungssuchende folgen. Um unsere Fans mit Wohnungen zu versorgen, haben wir früher die besten Inserate manuell rausgesucht und dann händisch bei facebook gepostet. Das war super aufwändig, hat viel Zeit gekostet und wenig Spaß gemacht.

Die Lösung: Ein Tool postet neue Blogposts automatisch bei facebook

Diese langweilige Aufgabe ist bestens dafür geeignet, um von einem Tool erledigt zu werden. ZAPIER ist ein solches Tool. Es kann den Inhalt eines Website-Feeds nehmen und vollautomatisch bei facebook posten. So landen alle unsere neuen Wohnungsangebote in Echtzeit auch auf facebook, was ein riesen Mehrwert für unsere Fans ist.

Wenn Du z.B. einen Blog mit WordPress betreibst, kannst Du diesen „Zap“ (so heißt eine automatisierte Aufgabe bei Zapier) auch nutzen. Jeder neue Blogpost landet dann automatisch als Post bei facebook, ohne dass Du ihn per Hand übertragen musst. Klingt kompliziert? Ist es gar nicht. Es sind nur einmalig wenige Klicks und du bist diese Aufgabe für immer los!

Welche Aufgaben kannst Du automatisieren?

Hast du eine Aufgabe, die datenbasiert ist? Kann ein Tool diese Aufgabe für dich übernehmen?

Delegieren: Mach du das doch für mich!

Das Problem: Ich habe selbst keine Ahnung, Lust und Zeit

Auch wenn man viel eliminiert und automatisiert, häufen sich immer noch Aufgaben an, die gemacht werden müssen und die nicht von einem Tool erledigt werden können, z.B. Recherchen oder kreative Dinge. Leider sind wir persönlich nicht so kreativ, was Texte und Bilder angeht. Ohne gute Texte und Bilder erreichen wir aber unsere Kunden nicht. Also muss das jemand machen, der das besser kann als wir. Als kleinem Unternehmen fehlen uns leider die Mittel, vor Ort in unserem Büro Vollzeit-Arbeitsplätze für mehrere Texter, Designer und Assistenten zu schaffen.

Die Lösung: Es gibt Menschen, die das viel besser können und wenig kosten

Deswegen nutzen wir virtuelle Assistenten und Assistentinnen (VPAs = Virtual Private Assistants).

Ganz am Anfang haben wir einmal einen zentralen Service genutzt, der die Aufgaben eingesammelt und in seinem Team verteilt hat. Leider hat sich der einzelne anonyme Assistent nicht so richtig verantwortlich gefühlt und so war auch die Qualität der Ergebnisse schlecht.

Im zweiten Schritt haben wir uns einzelne Assistenten bei UpWork gesucht aber auch hier kann man Glück oder Pech haben.

Sehr lange haben wir mit einer einzelnen Assistentin von den Philippinen zusammengearbeitet. Diese haben wir über die Agentur von Chris Ducker gefunden, einem Briten, der auf den Philippinen wohnt. Seine Mitarbeiter suchen in lokalen Medien nach Mitarbeitern, interviewen diese und machen uns als Kunden dann Vorschläge, wer am besten zur Aufgabe passt. Die Verständigung auf Englisch klappt sehr gut und auch die Mentalität ist unserer sehr ähnlich. Unsere Assistentin hatte eine 20 Stunden Woche und uns damit eine Menge Arbeit abgenommen. Das Gehalt betrug ca. 200 EUR, was für uns günstig und für philippinische Verhältnis richtig gut ist.

Durch ihre Unterstützung konnten wir schneller und besser wachsen, sodass wir heute ein Team von 5 deutschsprachigen Assistent/innen haben.

Welche Aufgaben kannst Du delegieren?

Welche Aufgabe kannst du nicht so gut oder macht dir wenig Spaß? Könnte jemand anderes diese besser erledigen?

Autoren Bio:

Gerald Krumpen und Claudia Seltmann unterstützen leidenschaftliche Unternehmer*innen, die im Alltag und Fach- und Führungsaufgaben ersticken. Sie helfen ihnen dabei, wieder AM Unternehmen zu arbeiten und dadurch in kürzerer Zeit erfolgreicher zu werden.

Zur Umfrage: www.gewinner.team/deine-meinung-ist-gefragt/